The Smile Train Stiftung – Datenschutzerklärung

The Smile Train Stiftung („Wir“, „Uns“, „Unser(e) “ oder „Smile Train“) ist eine gemeinnützige Stiftung mit Sitz in der Ganghoferstraße 31, 80339 München.
Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen.

Wir werden die Informationen, die wir über Sie erheben, nur in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen verwenden. Diese Richtlinien sollen Ihnen erklären, wie und warum wir die Informationen, die Sie uns online oder über andere Kanäle zur Verfügung stellen, verwenden (unsere Website können Sie über die URL www.smiletrain.de („die Website“) erreichen).

Wir wollen Ihnen unser Engagement für Ihre Privatsphäre demonstrieren und informieren Sie daher in dieser Datenschutzerklärung über folgende Themen:

Welche Informationen speichern wir über Sie?
Wie werden wir die Informationen über Sie verwenden?
Kommunikation in Bezug auf Marketing und Fundraising
Unsere rechtliche Grundlage für die Datennutzung
Werden wir diese Informationen mit anderen teilen?
Wie sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Ihre Datenschutzrechte
Wie werden wir Sie über Änderungen in unserer Datenschutzerklärung informieren?
Wie Sie uns erreichen können

Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch, damit Sie verstehen, wie wir Ihre Daten erfassen, verwenden und speichern.

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, senden Sie bitte eine E-Mail an The Smile Train Stiftung über folgende Adresse: info@smiletrain.de. Bitte erwähnen Sie diese Datenschutzrichtlinien in der Betreffzeile Ihrer E-Mail.

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1. Welche Informationen sammeln wir über Sie?

1.1 Wir erfassen persönliche Daten über Sie aus einer Reihe von Gründen; zu diesen Gründen gehören die Kommunikation mit Ihnen, die Reaktion auf Bitten um Informationen und die Bearbeitung von Spenden.

Zu den persönlichen Daten, die wir sammeln, können die folgenden gehören:

  1. Ihr vollständiger Name;
  2. Ihre Anschrift;
  3. Ihre Telefonnummer(n);
  4. Ihre E-Mail-Addresse;
  5. Ihre Bankdaten;
  6. Ihre Kredit- und Debitkarten-/EC-Kartendetails;
  7. Aufzeichnungen Ihrer Korrespondenz mit uns;
  8. Ihre bevorzugte Art der Kommunikation mit uns;
  9. Details zu Spenden;
  10. Ihre Verbindung zu unserer Wohltätigkeitsorganisation;
  11. Ihre Teilnahme an Wohltätigkeitsveranstaltungen und -kampagnen;
  12. Ihre IP-Adresse;
  13. Informationen, die Sie eventuell auf unserer Website eingeben; und
  14. andere Informationen, die Sie mit uns teilen.

1.2 Mithilfe von Cookies (siehe unsere Cookies-Richtlinien unter https://www.smiletrain.de/cookie-richtlinien/) sammeln wir auch Informationen über die Verwendung unserer Website.

1.3 Auch einige Informationen zu Ihrer Computerhardware und -software werden automatisch von Smile Train erfasst werden. Zu diesen Informationen können gehören: Ihre IP-Adresse (die eindeutige Identifikationsnummer eines Computers), der von Ihnen verwendete Browser, z. B. Internet Explorer, Firefox usw., Namen von Internet-Domains, Zugriffszeiten auf unsere Website und Website-Adressen, über die Sie auf unsere Website gelangt sind. Diese Informationen werden von Smile Train genutzt, um unsere Serviceleistungen aktuell zu halten, die Qualität unserer Serviceleistungen zu garantieren und zu verbessern, und um allgemeine Statistiken bezüglich der Nutzung unserer Webseite zu erstellen.

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2. Wie werden wir die Informationen über Sie verwenden?

Wir verarbeiten Ihre Daten aus folgenden Gründen:

  1. um den Erhalt von Spenden zu bestätigen und ein Dankschreiben zu verfassen;
  2. um Serviceleistungen zu liefern oder Literatur und/oder andere Materialien und Informationen zu senden, die Sie von uns angefordert haben;
  3. um Ihnen Neuigkeiten über unsere Arbeit und Wohltätigkeitsprogramme mitzuteilen und um Sie darüber zu informieren, wie Sie uns helfen können, Spenden zu sammeln, wie Sie sich für unsere Wohltätigkeitsorganisation engagieren und an unseren Veranstaltungen teilnehmen können.
  4. für unsere eigenen internen Verwaltungszwecke und um Ihre Beziehung zu uns zu dokumentieren;
  5. um Ihre bevorzugte Art der Kommunikation mit uns zu speichern;
  6. um Recherchen durchzuführen, zum Beispiel Umfragen zu Ihrer Meinung über die gegenwärtigen Serviceleistungen von Smile Train oder über mögliche neue Dienste, die angeboten werden können;
  7. um Informationen über unser früheres Programm zu verwalten und zu versenden;
  8. um Umfragen und Recherchen durchzuführen und Feedback zu sammeln; und
  9. um die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten sowie Ersuchen von Behörden beantworten zu können.

Wir werden u. U. auch Ihre persönlichen Informationen analysieren und ein Profil Ihrer Interessen und Präferenzen erstellen. Dadurch können wir sicherstellen, dass unsere Kommunikation mit Ihnen relevant und zeitnah ist und dass unsere Unterstützer die bestmögliche Erfahrung mit uns haben. Das hilft uns auch, Hintergrundinformationen über unsere Unterstützer zu verstehen, so dass wir geeignete Anfragen an diejenigen richten können, die willens und in der Lage sind, mehr zu geben, als sie es bereits tun, damit wir effektiver und effizienter Spenden sammeln können.

Wenn wir ein solches Profil erstellen, werden wir u. U. zusätzliche Informationen über Sie nutzen, einschließlich bevölkerungsstatistischer Informationen. Solche Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. aus öffentlichen Registern, wie Verzeichnissen von Aufsichtsratsposten, Aufstellungen von typischen Einkünften in einem geografischen Gebiet, Informationen aus dem Wählerverzeichnis, aus Presseberichten und aus Social-Media-Posts.

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3. Kommunikation in Bezug auf Marketing und Fundraising

3.1 Es ist für uns äußerst wichtig, dass wir mit unseren Unterstützern kommunizieren und der Öffentlichkeit von der wichtigen Arbeit von Smile Train berichten können. Wir würden uns freuen, Sie über unsere Fundraising-, Marketing- und Kampagnenaktivitäten auf dem Laufenden zu halten. Wir nutzen viele der Marketing- und Fundraisingaktivitäten und -Kanäle, um unsere Unterstützer zu kontaktieren; das schließt Kontakte über unsere Website, persönliches Fundraising, Direktwerbung, SMS-Kampagnen, Telefon und E-Mail ein.

3.2 Wir werden Ihre vorherige Zustimmung einholen, wenn wir Ihnen Informationen per E-Mail und Telefon zukommen lassen. Wir senden Ihnen Marketingmaterialien auf dem Postweg zu, sofern dies in unserem legitimen Interessen liegt (siehe Abschnitt 4 unten und Art. 6 Abs. 1, Buchstabe (f)).

3.3 Wir senden folgende Arten von Fundraising- und Marketingmaterialien:

  • Neueste Informationen zur Arbeit und zu den Programmen von Smile Train, einschließlich Newsletter und andere Veröffentlichungen über unsere Arbeit und unsere Kampagnen;
  • Aufrufe zu Fundraisingaktionen, einschließlich Spendenanfragen und Informationen darüber, wie Sie uns in Ihrem Testament berücksichtigen können, wie Sie Geld für uns sammeln oder an einer Spendenaktion, aktiv oder passiv, teilnehmen können;
  • Einladungen zu unseren Fundraising-Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen können; und
  • Informationen darüber, wie Sie ehrenamtlich an der Arbeit zur Unterstützung von Smile Train mitwirken können, indem Sie Ihre Freizeit oder Ihren Einfluss nutzen, um uns bei der Verwirklichung unserer Ziele zu unterstützenen, einschließlich Updates bzw. Feedback zur Wirksamkeit Ihrer Arbeit.

3.4 Sie können Ihre bevorzugte Art der Kommunikation mit uns jederzeit beenden oder aktualisieren; nutzen Sie dazu die Details im Abschnitt „Wie Sie uns erreichen können“ weiter unten. Jegliche elektronische Kommunikation wird einen Link haben, über den Sie zukünftige elektronische Kommunikation abbestellen und so Ihre eigene Zustimmung verwalten können.

3.5 Wenn Sie Ihre bevorzugte Art der Kommunikation mit uns ändern, werden wir Ihre Änderung so bald wie möglich registrieren. Es kann bis zu zwei Monaten dauern, bis unsere Systeme aktualisiert und die postalische Kommunikation gestoppt ist.

3.6 Wenn Sie uns mitteilen, dass Sie keine Marketing- oder Fundraising-Mitteilungen erhalten möchten, werden Sie u. U. weiterhin Mitteilungen zu Transaktionen und Serviceleistungen erhalten, in denen andere Beziehungen, die Sie mit uns unterhalten, bestätigt und bearbeitet werden, z. B. die Verwaltung Ihrer Spende.

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4. Unsere rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung

4.1 Organisationen, die personenbezogene Daten erheben und nutzen, müssen eine datenschutzrechtliche Grundlage dafür haben. Die Datenschutz-Grundverordnung der EU („DSGVO“) legt sechs Arten fest, in denen personenbezogene Daten (und zusätzliche Möglichkeiten für sensible personenbezogene Daten) legitim verwendet werden können. Die DSGVO verpflichtet uns, Ihnen die Rechtsgrundlagen zu nennen, auf denen die Verarbeitung Ihrer Daten basiert; zum Beispiel:

  • die Einholung Ihrer Zustimmung zur Verwendung Ihrer Daten für einen bestimmten Zweck (z. B. um Ihnen Direktmarketing per E-Mail oder SMS zukommen zu lassen oder um sensible personenbezogene Daten zu sammeln);
  • wenn die Verwendung der Daten in unseren „legitimen Interessen“ liegt (siehe weiter unten für nähere Informationen);
  • wenn wir Ihre Daten verarbeiten müssen, um unseren Verpflichtungen aus einem Vertrag, den wir mit Ihnen abgeschlossen haben, nachzukommen (z. B. um Ihnen Veranstaltungstickets oder andere Waren oder Serviceleistungen zu liefern, die Sie bei uns erworben haben); und
  • die Verarbeitung von Daten, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

4.2 Personenbezogene Daten können legal erfasst und verwendet werden, wenn dies im legitimen Interesse der die Daten nutzenden Organisation ist, solange ihre Verwendung angemessen ist und die Rechte der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden, s. Art. 6 Abs. 1, Abschnitt (f). Wenn wir Ihre persönlichen Daten verwenden, werden wir immer überprüfen, ob dies angemessen und unter Abwägung aller Bedingungen geschieht und ob es Ihren angemessenen Erwartungen entspricht. Wir werden Ihre Rechte und unsere legitimen Interessen in Einklang bringen, um sicherzustellen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in einer nicht aufdringlichen oder unangemessenen Weise verwenden. Unsere legitimen Interessen umfassen:

  • gemeinnützigen Organisation, der gesetzlichen und finanziellen Berichterstattung sowie anderer regulatorischer Handlungen in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften, und der Weitergabe von Daten zwischen The Smile Train Stiftung einerseits und Smile Train Inc. andererseits;
  • die Verwaltung und das operative Management, einschließlich der Beantwortung von Anfragen, der Bereitstellung von Informationen, die Sie angefordert haben, von Forschung und Veranstaltungsmanagement, der Verwaltung von ehrenamtlichen Mitarbeitern sowie der Befolgung von Beschäftigungs- und Einstellungsbestimmungen.
  • Fundraising und Kampagnen, einschließlich des Managements von Kampagnen und Spenden, des Direktmarketings per Post, des Versendens von Dankschreiben, der Analyse, Zielgruppenrecherche und Segmentierung für die Entwicklung von Kommunikationsstrategien, und der Aufrechterhaltung von gewünschten Kommunikationsstopps.

4.3 Wenn Sie weitere Informationen über die Umsetzung unserer legitimen Interessen wünschen oder die Verwendung Ihrer persönlichen Daten ändern möchten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, indem Sie die Details im Abschnitt „Wie Sie uns erreichen können“ weiter unten nutzen.

5. Werden wir diese Informationen mit anderen teilen?

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5.1 Wir tauschen Ihre Informationen nicht mit Dritten aus, wir verkaufen oder verleihen Ihre Informationen nicht zu Marketingzwecken an Dritte. Wir geben Ihre persönlichen Daten auf keine andere Art weiter, es sei denn, dies wird von einer Behörde oder einem Gesetz verlangt.

5.2 The Smile Train Stiftung ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft von Smile Train Inc. mit Sitz in den USA. Alle Ihre Daten und persönlichen Informationen werden in Deutschland gespeichert. Um eine Spende rückzuerstatten, muss The Smile Train Stiftung jedoch möglicherweise bestimmte persönliche Daten an ihren Hauptsitz in den USA übermitteln. The Smile Train Stiftung und Smile Train Inc. verfügen über sichere Methoden für den Datentransfer und erfüllen zudem die DSGVO-Anforderungen für internationale Datenübertragungen, indem sie eine EU-genehmigte Vereinbarung schließen, die die notwendigen Musterklauseln enthält.

5.3 Wir werden unseren Mitarbeitern, Beratern und/oder externen Anbietern (Datenverarbeitern), die in unserem Auftrag handeln, u. U. erlauben, Ihre Daten für die Zwecke, für die Sie sie uns zur Verfügung gestellt haben, zu nutzen (z. B. um Mailings zu versenden, Daten zu analysieren und Zahlungen zu ermöglichen). Wir stellen ihnen nur solche Informationen zur Verfügung, die sie für die Bereitstellung der relevanten Dienste benötigen, und stellen sicher, dass wir robuste Datenverarbeitungsvereinbarungen mit ihnen haben, die die Verwendung und Löschung der Daten regeln.

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6. Wie schützen wir die Sicherheit personenbezogener Daten?

6.1 Alle Informationen, die Smile Train zur Verfügung gestellt werden, werden mit SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer) übertragen. SSL ist ein bewährtes Verschlüsselungssystem, mit dem Ihr Browser Daten automatisch verschlüsseln kann, bevor Sie sie an uns senden. Wir schützen auch Kontoinformationen, indem wir sie auf einem sicheren Abschnitt unserer Website platzieren, auf den nur bestimmte qualifizierte Mitarbeiter von Smile Train zugreifen können. Leider ist jedoch keine Datenübertragung über das Internet zu 100% sicher. Obwohl wir uns bemühen, Ihre Informationen zu schützen, können wir die Sicherheit solcher Informationen nicht gewährleisten oder garantieren.

6.2 Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen von Websites zu lesen, auf die Sie über Links von unserer Website aus gelangen, damit Sie verstehen, wie diese Websites Ihre Daten erfassen, verwenden und weitergeben. Smile Train ist nicht verantwortlich für die Datenschutzerklärungen oder andere Inhalte auf Websites außerhalb unserer Website.

6.3 Die Informationen, die wir von Ihnen erhalten, können an einen Bestimmungsort außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) übertragen und dort verarbeitet und/oder gespeichert werden. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR übersenden, werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass auch der Empfänger der Daten geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreift.

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7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

7.1 Gemäß unserer internen Datenaufbewahrungs-Richtlinien werden wir Ihre persönlichen Daten nicht länger aufbewahren, als es für die Zwecke, für die sie erfasst werden, erforderlich ist.

7.2 Die Dauer der Datenaufbewahrung hängt von den Gründen ab, aus denen wir die Daten erfassen und verarbeiten, und von den Gesetzen oder Vorschriften, die die Verwendung der Daten bestimmen.

7.3 Vorbehaltlich des oben Aufgeführten werden wir Daten über Spender und Unterstützer typischerweise für 10 Jahre nach ihrer letzten Spende oder Interaktion mit uns speichern; danach werden sie entweder gelöscht, archiviert oder anonymisiert.

7.4 Wenn Sie von uns keine weitere Kontaktaufnahme wünschen, werden wir nur einige grundlegende Informationen über Sie auf unserer Unterdrückungsliste speichern, um zu vermeiden, dass Sie in Zukunft unerwünschte Materialien von uns erhalten.

7.5 Soweit möglich, bereinigen und entfernen wir veraltete Daten, indem wir sie mit öffentlich verfügbaren Daten wie z. B. Sterberegistern abgleichen. Dies hilft uns, die Zustellungsrate unserer Mailings zu verbessern und unnötige Ausgaben zu minimieren.

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8. Ihre Datenschutzrechte

8.1 Im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung haben Sie eine Reihe von Rechten. Diese umfassen u. a.:

  1. Das Zugangsrecht

    Sie haben das Recht zu wissen, welche Informationen wir über Sie erfasst haben und können uns schriftlich bitten, Ihre Unterlagen bei uns einzusehen (Art. 15). Wir werden Ihnen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, Einzelheiten zu unseren Aufzeichnungen mitteilen, es sei denn, die Anfrage ist sehr umfangreich. Wir verlangen möglicherweise einen Identitätsnachweis, bevor wir die Daten freigeben können. Bitte nutzen Sie die Details im Abschnitt „Wie Sie uns erreichen können“ weiter unten, wenn Sie von diesem Recht Gebrauch machen möchten.

  2. Das Recht, informiert zu sein

    Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, wie Ihre persönlichen Daten verwendet werden (Art. 15). Diese Richtlinien sowie alle zusätzlichen Informationen oder Nachrichten, die Ihnen zum Zeitpunkt der Bereitstellung Ihrer Daten oder auf andere Weise zur Verfügung gestellt werden, sollen Ihnen diese Informationen liefern.

  3. Das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen

    Wenn wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung erfassen und bearbeiten (z. B. um Ihnen Marketingtexte oder E-Mails zu senden), können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7). Um dies zu tun, oder um dies weiter mit uns zu besprechen, kontaktieren Sie uns bitte entsprechend der Details im Abschnitt „Wie Sie uns erreichen können“ weiter unten.

  4. Das Recht auf Einspruch

    Sie haben auch das Recht, der Erfassung und Verarbeitung von Daten durch uns zu widersprechen, selbst wenn wir davon ausgehen, dass wir dies im Rahmen unserer legitimen Interessen tun (z. B. um Ihnen Direktwerbung per Post zuzusenden) (Art. 7 Abs. 3). Um dies zu tun, oder um dies weiter mit uns zu besprechen, kontaktieren Sie uns bitte entsprechend der Details im Abschnitt „Wie Sie uns erreichen können“ weiter unten.

  5. Das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken

    In bestimmten Situationen haben Sie das Recht zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, da Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich der Richtigkeit oder der legitimen Verwendung bestehen (Art. 18) .

  6. Das Recht auf Löschung

    In einigen Fällen haben Sie das Recht, vergessen zu werden (d. h. Ihre persönlichen Daten aus unserer Datenbank löschen zu lassen) (Art. 17). Wenn Sie darum gebeten haben, dass wir Ihnen keine Marketingmaterialien zusenden, müssen wir einige beschränkte Informationen aufbewahren, um sicherzustellen, dass Sie in Zukunft nicht mehr kontaktiert werden.

  7. Das Recht auf Berichtigung

    Wenn Sie der Meinung sind, dass unsere Datenaufzeichnungen unrichtig sind, haben Sie das Recht zu verlangen, dass die Aufzeichnungen, die Sie betreffen, aktualisiert werden (Art. 16). Um Ihre Datenaufzeichnungen zu aktualisieren, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung unter Verwendung der weiter unten aufgeführten Details im Abschnitt „Wie Sie uns erreichen können“.

  8. Das Recht auf Übertragung Ihrer Daten

    Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten, weil Sie uns dazu Ihre Zustimmung gegeben haben, haben Sie das Recht zu verlangen, dass die Daten von einem Dienstleister an einen anderen übertragen werden (Art. 20) .

Beschwerden

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir Ihre persönlichen Daten behandelt haben, unzufrieden sind, kontaktieren Sie uns bitte unter Verwendung der unten aufgeführten Details. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde an Ihrem gewöhnlichen Wohnort oder Arbeitsort einzureichen (Art. 77).

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9. Wie werden wir Sie über Änderungen an unserer Datenschutzerklärung informieren?

Wir werden diese Richtlinien u. U. von Zeit zu Zeit aktualisieren, ohne Sie zu benachrichtigen. Lesen Sie sie daher in regelmäßigen Abständen. Wir werden uns jedoch darum bemühen, Ihnen erhebliche Veränderungen mitzuteilen. Die Datenschutzrichtlinien wurden zuletzt im Mai 2018 aktualisiert.

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10. Wie Sie uns erreichen können

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen zu unseren Datenschutzrichtlinien oder zu den Informationen haben, die wir über Sie erfasst haben:

Per Telefon: 089 I 97007 484

Per E-Mail: info@smiletrain.de

Oder auf dem Postweg an: Terminalstraße 18, 85356 München

The Smile Train Stiftung
Verantwortlich: Susannah Schaefer